ما هو ملف PDF؟
يُسمى الملف المخزن بهيئة (PDF)، وهي اختصار لِ “تنسيق المستندات المحمولة”، الذي قامت شركة (Adobe) بتطويره عام 1990. تُستخدم هذه الصيغة لحفظ المستندات بحيث لا يمكن تعديل محتواها، مما يضمن الحفاظ على ترتيب ومحتوى الصفحة دون أي تغيير.
ميّزات ملفات (PDF):
يمكّن تنسيق ملف الـ(PDF) المستخدمين من الوصول إلى المحتويات عبر أي جهاز دون الحاجة للبرنامج الأصلي الذي أُنشئت به المستندات، إذ يكفي توافر برنامج قراءة الـ(PDF) الذي يسهل إيجاده ضمن العديد من متصفحات الإنترنت. يتميز هذا النوع من الملفات بقدرته على العمل عبر مختلف أنظمة التشغيل مما يعزز من مرونته وفاعليته.
تحافظ ملفات (PDF) على التخطيط وتنسيق المستند الأصلي، حتى عند مشاركتها على أجهزة متعددة، كما تدعم عرض مختلف العناصر مثل النصوص، الصور، الخطوط المضمنة، الارتباطات التشعبية، مقاطع الفيديو، الأزرار التفاعلية والنماذج. بالإضافة إلى ذلك، تتميز بأحجامها الصغيرة مما يسهل حفظها وتبادلها.
وفيما يخص التعديل، توفر ملفات (PDF) إمكانية إضافة حقول قابلة للتحرير، مما يسمح باستخدامها في التعبئة والتوقيع الإلكتروني، ويعود بالفائدة في الأعمال الإدارية والمكتبية وسهولة تداول المعلومات.
طريقة عرض ملفات (PDF):
يوفر العديد من البرامج والتطبيقات إمكانية فتح وقراءة ملفات PDF، حيث تشمل الخيارات متصفحات الإنترنت وبرنامج أدوبي أكروبات ريدر، بالإضافة إلى تطبيقات معالجة النصوص المتنوعة.
تعد استخدام متصفحات الويب من أبسط الطرق للتعامل مع هذه الملفات، حيث يمكن فتحها مباشرة من خلال المتصفح في حال عدم توفر برامج خاصة. برنامج أدوبي أكروبات ريدر يُعتبر الأداة الموثوقة لقراءة ملفات PDF، وهو متاح بالمجان ويتوافق مع كافة أنظمة التشغيل.
طريقة تحرير ملفّات (PDF):
إذا كنت بحاجة إلى تحرير مستند PDF دون تغيير صيغته، فسيتعين عليك التعامل مع عدد محدود من الخيارات. البرنامج الرئيسي من Adobe لهذا الغرض هو Acrobat DC، ولكن يشترط هذا الإصدار اشتراكاً سنوياً بتكلفة 12.99 دولار شهرياً، وهو متاح فقط لأجهزة التي تعمل بنظام Windows.
بخصوص الإصدار المتقدم Pro Version من البرنامج، فهو يتطلب أيضاً اشتراكاً سنوياً ولكن بسعر 14.99 دولار شهرياً، ويتميز بأنه متوفر لأنظمة التشغيل Windows و MacOS. كما يوفر Adobe نسخة تجريبية مجانية من هذا الإصدار لمدة سبعة أيام، مما يجعله خياراً مثالياً إذا كنت تريد تعديل ملف أو اثنين فقط لمرة واحدة.
وللتعديلات الأساسية، هناك خيارات أخرى مثل برنامج PDF-XChange، الذي يقدم خدمات التحرير البسيطة بالإضافة إلى إمكانية إضافة ملاحظات وتعليقات لتوضيح المحتوى، وهو متاح بشكل مجاني.
طريقة إنشاء ملفات (PDF):
برنامج Microsoft Office يشتمل على أدوات تمكنك من تحويل المستندات إلى ملفات PDF بكل سهولة. إليك كيفية إجراء التحويل من ملفات Word، PowerPoint، أو Excel إلى PDF:
1. من القائمة الرئيسية للبرنامج، انقر على خيار “ملف” ثم اختر “تصدير”.
2. في الشاشة التي تظهر، ستجد على الجانب الأيمن خيار “إنشاء PDF/XPS”. اضغط عليه للمتابعة.
3. سيُفتح مربع حوار يطلب منك تحديد اسم الملف وموقع حفظه.
4. قبل الحفظ، يمكنك تعديل خصائص الملف لضمان جودة أفضل أو تقليل حجمه. من القائمة الانسدلة المخصصة لذلك، يمكنك اختيار تحسين الجودة أو تقليص الحجم. كما يُمكن من خلال خيار “الخيارات” تعديل إعدادات العرض النهائي للملف PDF.
5. إذا كنت تريد تحويل شريحة بعينها في PowerPoint، فاختر “الشريحة الحالية”، ولكن إذا أردت تحويل العرض كاملاً، فاختر “الكل”، أما لو كانت لديك شرائح محددة تود تحويلها، فاختر “شرائح” وأدخل أرقام الشريحة الأولى والأخيرة المطلوبة.
6. بعد الانتهاء من التعديلات والاختيارات، اضغط على “موافق” ثم “نشر”، وانتقل إلى المكان الذي اخترته للحفظ لتجد الملف محفوظًا بصيغة PDF.
هكذا يمكنك استخدام أدوات Microsoft Office لإنشاء ملفات PDF بكفاءة وسهولة من مستندات مختلفة.
متى يجب ألّا تستخدم تنسيق (PDF)
تحتاج إلى تجنب استخدام تنسيق PDF في حال كنت تطمح لأن تكون الوثيقة التي تعمل عليها قابلة للتعديل بسهولة من قِبَل الآخرين.
هذا التنسيق لا يتيح تغييرات واسعة النطاق بعد إنشاء الملف، مما يجعله غير مناسب للمستندات التي قد تحتاج إلى التحديث أو التعديل المستمر.
